Sale szkoleniowe – na co zwrócić uwagę

Obecnie sale szkoleniowe stanowią duży rynek, dzięki czemu każdy zainteresowany atrakcyjnym miejscem ma w czym wybierać. Tak duża ilość obiektów szkoleniowych często utrudnia podjęcie właściwej decyzji przy ich wyborze. A jak wiadomo wybór odpowiedniego miejsca na szkolenie stanowi  o połowie sukcesu przeprowadzonego szkolenia lub spotkania.

Wybór lokalizacji obiektu

Przy wyborze lokalizacji obiektu szkoleniowego należy przede wszystkim zwrócić uwagę na:

• odległość  od centrum miasta
• możliwość dojazdu i dostępność środków komunikacji publicznej
• łatwość zlokalizowania obiektu przez uczestników szkolenia może być sporym atutem
• często prawdziwym wyznacznikiem przy wyborze sal szkoleniowych jest aspekt  czy są one  odseparowane od miejskiego zgiełku, jakim jest Warszawa
• usytuowanie sal konferencyjnych w otoczeniu przyrody może sprzyjać w osiąganiu lepszych rezultatów szkolenia.

Charakter spotkania, a sala szkoleniowa

Drugim równie ważnym czynnikiem decydującym o efektywności szkolenia jest  sposób doboru określonej sali szkoleniowej do tematu i charakteru spotkania.

Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na następujące aspekty dotyczące sali :

• dobór wielkości pomieszczenia do ilości uczestników
• wyposażenie sali w niezbędny sprzęt multimedialny (nagłośnienie, rzutnik, flipchart, dostęp do wifi), w tym wypadku ważna jest również kompatybilność sprzętu z różnymi systemami komputerowymi
• możliwość zmiany aranżacji – ustawienia sali (krzesła, stoły, fotele, ustawienie teatralne itp.), aranżacja sali powinna również obejmować możliwość zmiany jej wyglądu
• oświetlenie w salach szkoleniowych (dostęp do światła dziennego, okna i możliwość ich przyciemniania)
• akustyka pomieszczenia
• podstawą dobrze wyposażonej sali będzie sprawnie działająca klimatyzacja i wentylacja

Sale szkoleniowe, ich wyposażenie, a oczekiwania klientów

Każdy organizujący szkolenie życzyłby sobie, aby obiekt szkoleniowy spełniał jak najwyższe standardy, niestety nie zawsze sytuacja wygląda tak różowo.  Zdarza się, że sale szkoleniowe w Warszawie, mimo dobrze wyposażonych pomieszczeń i dobrej lokalizacji nie spełniają do końca oczekiwań klientów.

Warto zwrócić uwagę na kilka poniższych aspektów dotyczących obiektu szkoleniowego:

• możliwość parkowania aut w pobliżu centrum szkoleniowego (ilość dostępnych, darmowych miejsc parkingowych oraz inne alternatywne miejsca parkowania samochodów, rowerów, motocykli)
• wielkość i wyposażenie pomieszczeń, gdzie serwowane są przerwy kawowe
• wydzielone miejsce serwowania lunchu (zlokalizowane w tym samym obiekcie, gdzie znajdują się sale szkoleniowe  będzie dużo wygodniejsze)
• przestronność miejsc ogólnodostępnych (typu hol, toalety, recepcja) jest równie ważna dla uczestników
• dodatkowym atutem dla uczestników szkoleń jest obecność ogrodu, oranżerii, tarasu z roślinnością i innych tego typu udogodnień
• istotne są, także udogodnienia dla osób niepełnosprawnych (np.: wielkość łazienek, bliskość parkingu od obiektu, podjazdy ( np.: sala konferencyjna na parterze)

Sale szkoleniowe, a panująca w nich atmosfera

Ośrodek szkoleniowy to również unikalna atmosfera i klimat – tak samego obiektu, jak i jego otoczenia. Inaczej pracuje się nad zagadnieniami szkoleniowymi w atmosferze industrialnej, np.: w sali pozbawionej okien, wyposażonej w podstawowe meble biurowe, a inaczej w miejscu, które przyciąga szczególną atmosferą.

• Elementy aranżacji, które mają wpływ na klimat sal szkoleniowych:

• Oświetlenie pomieszczeń oraz rodzaj światła naturalnego i sztucznego. To, co przeszkadza to oświetlenie „techniczne”, (jarzeniowe) usytuowane centralnie. Pomaga, natomiast różnorodność punktów oświetleniowych. Używanie kinkietów oraz możliwość ich przearanżowania, jak i mieszanie światła centralnego z bocznym oraz regulowanie siły i koloru oświetlenia (najlepsze jest światło miękkie o  barwie żółtej). Szalenie  ważne jest, aby sale szkoleniowe miały dużą ilość okien, a co za tym idzie dostęp do światła dziennego
• Istotnym elementem są podłogi. Znaczenie ma jakość i kolor paneli lub parkietów lecz również wykładzin i dywanów. Dobrze, jeśli sale szkoleniowe wyposażone są w „miękkie” podłogi – te lepiej służą pracy twórczej oraz w podłogi „twarde” – służące tematom biznesowym
• niemałą rolę odgrywają też meble – począwszy od wygodnych kanap i foteli, a skończywszy na krzesłach konferencyjnych i stołach; możliwość swobodnej aranżacji wielu sal przy użyciu różnych mebli na życzenie klienta, to wielki atut; ograniczeniem jest sztywne przypisanie mebli (oraz innych elementów aranżacji) do konkretnej sali bez możliwości zmiany aranżacji
• Kolejnym czynnikiem tworzącym przyjazny klimat jest miejsce serwowania tzw. przerw kawowych. Dobrze, jeśli w ośrodku są wyznaczone takie miejsca lub miejsce. Powinny one sprzyjać chwilom wytchnienia, nieformalnym kontaktom uczestników w czasie przerw. Dawać okazję do swobody, wypoczynku i zacieśniania relacji. Nie dobrze, jeśli przerwy kawowe serwowane są w przejściach, korytarzach, na ciasnych stoliczkach, jako swego rodzaju konieczny dodatek do szkolenia
• Ważnym czynnikiem są ogród, oranżeria lub taras – wyposażone w żywe rośliny i prawdziwą, bujną zieleń. Te elementy również sprzyjają chwilom refleksji w przerwach szkoleń, konferencji lub innych form pracy. Ponadto stymulują do kreatywności tworząc unikalny charakter miejsca. Wyposażenie ośrodka w tego rodzaju pomieszczenia umożliwia również serwowanie części posiłków na „świeżym powietrzu”. A nawet urządzenia plenerowych imprez  w sezonie wiosenno-letnim, co dodatkowo buduje atrakcyjność i klimat ośrodka.

• Dobry catering dopełnieniem szkolenia

• Ogromne znaczenie ma również wielkość, jakość i wyposażenie sal do konsumpcji – jadalni i stołówek.  Klienci wolą spożywać posiłki w ciepłej atmosferze. W otoczeniu wywołującym konkretne skojarzenia np.: z lubianą kuchnią śródziemnomorską, niż w pomieszczeniach bez charakteru. Atmosferę tworzą również rodzaj oraz kolor stołów i krzeseł, fototapety, naczynia, muzyka, zapach itp. Nawet drobne szczegóły jak różnorodność nakryć, np.: konkretny styl – śródziemnomorski, rustykalny, skandynawski itd. – podkreślony kolorami ścian i podłóg a nawet drobną galanterią – mogą tworzyć odpowiedni klimat miejsca. Ważna jest, jednak spójność aranżacji i konieczny minimalizm. Przeładowanie sal lub ośrodka zbędnymi rzeczami, bibelotami, obrazami, kotarami – będzie wywoływało odwrotny skutek.
• Ponadto dodatkowymi atutami mogą być np.: zapach świeżo pieczonych rogalików lub bułeczek, mielonej i parzonej kawy, wanilii, a także urozmaicona, pachnąca zieleń. Nie dobrze jeśli zapachy kuchni, smażenia, oleju, dymu, gotowanych warzyw a także konkretnych potraw rozchodzą się  po ośrodku. Dla wielu uczestników tego rodzaju doświadczenia mogą być odbierane jako przykre.
• Doskonale przygotowane sale szkoleniowe w mieście Warszawa uzupełnia odpowiednio przygotowany catering. Ważne jest, aby przerwy kawowe i lunch były urozmaicone. Zawierały zdrowe produkty, a jednocześnie były smaczne i estetycznie serwowane. Podczas planowania cateringu na szkoleniu powinno zwrócić się uwagę na:
  • różnorodność i częstotliwość serwowania przerw kawowych
  • miejsce ich podawania, dostępność odpowiedniego sprzętu (ekspresy kawowe, warniki) i wyposażenia
  • wybór i możliwość indywidualnego modyfikowania menu lunchowego, a także zamawiania dań dietetycznych
  • dostępność organizowania niestandardowych opcji cateringowych w postaci śniadań, kolacji, garden party  będzie dodatkowym atutem ośrodka i świetną okazją do lepszej integracji grupy.

• Dobra obsługa twórcą unikalnego klimatu

• atmosferę obiektu tworzą w znacznej mierze ludzie, zarówno przedstawiciele personelu – powinni być życzliwi, pomocni, uśmiechnięci, gotowi do współpracy; jak również uczestnicy innych szkoleń prowadzonych w tym samym czasie. Dobrze jeśli projekty realizowane w tym samym czasie nie kolidują ze sobą. Prowadzenie w jednym terminie np. szkolenia z nauki gry na bębnach za szkoleniem biznesowym może okazać się trudnością dla wszystkich zainteresowanych.
• dobrze jeśli firma może wynająć cały ośrodek lub jego znaczną część na wyłączność

Intuicyjne działanie personelu sal szkoleniowych

Ośrodek powinien uwzględniać trzy rodzaje potrzeb związane  z trzema rodzajami klientów biznesowych:

1. Potrzeby trenerów i wykładowców są zazwyczaj skupione na czynnikach sprzyjających przeprowadzeniu efektywnego wykładu lub warsztatu. Tutaj pomocne są takie aspekty ośrodka jak: elastyczna aranżacja, wszechstronność wyposażenia, ergonomiczność i dostosowanie obiektu do potrzeb warsztatu. Inne wymogi stawia np. spotkanie biznesowe zarządu, inne coaching grupowy a jeszcze inne wykład
2. Potrzeby uczestników szkoleń lub projektów biznesowych są nieco odmienne niż potrzeby wykładowców i trenerów. W tym przypadku przeważają poczucie komfortu, wygodne siedziska, możliwość odpoczynku w przerwach, dobra jakość oświetlenia, wentylacja, smaczne posiłki, nastrój miejsca czy nielimitowana ilość napojów
3. Potrzeby osób zamawiających (najczęściej są to przedstawiciele działów szkoleń lub HR) skupione są na efektywności edukacyjnej i biznesowej. Poza tym, także na dobrej komunikacji, łatwości parkowania, łatwości odnalezienia ośrodka wśród ulic, dobrej komunikacji z miastem, dobrej współpracy z personelem ośrodka itd.

Jeszcze inny rodzaj oczekiwań i wymogów wynika ze współpracy z klientami indywidualnymi, którzy organizują np. przyjęcia okolicznościowe, imieniny, komunie, spotkania weselne itp. W tym przypadku decydującym elementem będzie możliwość dostosowania ośrodka do wymogów imprezy. W przypadku komunii będzie to np. możliwość bezpiecznej, nieskrępowanej zabawy dzieci. W przypadku wesela różna aranżacja sal np. związana z jedzeniem, tańcem, wypoczynkiem, a w przypadku imienin stworzenie np. intymnej atmosfery

Personel ośrodka jak i sam obiekt powinny umożliwiać pełną realizację wszystkich tego rodzaju potrzeb, załoga zaś powinna posiadać odpowiednie przeszkolenie dla złożoności różnego rodzaju potrzeb klientów.

Wybierając sale szkoleniowe w Warszawie lub sale konferencyjne w okolicach Warszawy kluczowa jest współpraca z jego personelem. Dobre relacje z przedstawicielami ośrodka i obsługą szkoleń, ich profesjonalizm, elastyczne podejście i  doświadczenie jest gwarantem dobrej atmosfery, a co za tym idzie sukcesu planowanego szkolenia.

Czego nie powinno być w salach szkoleniowych? Czego uczestnik nie chciałby zastać, znaleźć w ośrodkach konferencyjnych?

Do tej pory zwracaliśmy uwagę na to, co powinno znajdować się w odpowiednio wyposażonym ośrodku szkoleniowym. Teraz spójrzmy na to z innej perspektywy – czego uczestnicy i trenerzy nie chcieliby zastać w salach szkoleniowych. Na rynku sal szkoleniowych obowiązują wyżej opisane standardy, ale rzeczywistość jest często zupełnie inna.

Nawet w Warszawie można znaleźć sale konferencyjne , które nie spełniają podstawowych kryteriów, a na uczestnika czeka szereg niespodzianek.

• po przybyciu na miejsce okazuje się, że zastajemy brak przestrzeni, wąskie korytarze i ciasne klatki schodowe. Jest to bardzo niewygodne dla uczestników, zwłaszcza gdy wszystkie sale są wynajęte.
• miejsca ogólnie dostępne, miejsce serwowania lunchu czy przerw kawowych mają bardzo małą powierzchnię, co daje wręcz efekt dyskomfortu, a nie odprężenia, jak to na przerwach zwykle bywać powinno.
• dekoracja w tych miejscach często bywa przypadkowa, w wątpliwym guście
• wyposażenie części gastronomicznej pozostawia wiele do życzenia. Podgrzewacze, obrusy, zastawa stołowa jest rodem niczym z minionej epoki. W takim przypadku nawet najlepiej przygotowane jedzenie podawane w takich warunkach staje się nie smaczne i mało atrakcyjne.
• królują brzydkie wykładziny, ciężkie kotary i  podniszczone, mało wyszukane meble.
• nie posiadają żadnego ogrodu czy zieleni a jeśli nawet, ogrody są ciasne, często zaniedbane, pozbawione podstawowego wyposażenia.
• często spotykanym minusem takich miejsc jest izolacja poprzez  automatyczne zamykanie drzwi wejściowych. Otwieranie ich poprzez domofon, może być uciążliwe i niewygodne. Dzieje się tak pewnie ze względów bezpieczeństwa, ale bardziej gościnne wydają się drzwi stojące cały czas otworem.

Takie otoczenie nie wpływa relaksująco na uczestników, a wszystko to nie tylko nie daje poczucia komfortu, ale wręcz może denerwować i stresować uczestników.

Gdy mamy do wyboru 2 dwa centra szkoleniowe znajdujące się blisko siebie, jakie czynniki decydują, że wybieramy tę, a  nie inną salę szkoleniową:

• posiadanie przynajmniej 4 sal szkoleniowych, konferencyjnych o zróżnicowanej wielkości i różniące się wyglądem
• dopasowanie się do potrzeb klienta, przebieg dotychczasowej współpracy, wcześniej zorganizowanych szkoleń, czy Centrum Szkoleniowe posiadające sale szkoleniowe pozwoliło na spełnienie niestandardowe próśb, bez których szkolenie nie mogłoby się obyć
• ważne jest, czy osoba zarządzająca Centrum Szkoleniowym szybko reaguje na zmiany terminu rezerwacji, ilości osób itp. zapytania, które są  wpisane w działalność rynku szkoleniowego, a często wynikają  ze zmiany potrzeb klienta i  firmy  szkoleniowej.
• elastyczność cenowa dotycząca wynajmu sal szkoleniowych
• ogólna jakość współpracy z osobą sprzedającą sale szkoleniowe, zrozumienie potrzeb klienta, jak również  wartości dodane w cenie – piękny ogród, gdzie można zorganizować kolację, innym razem są to jest to dodatkowe sale do pracy w grupach. Cena za wynajem sal szkoleniowych nie zawsze jest najistotniejsza.
• wpływ ma atmosfera oraz ludzie, ich profesjonalna obsługa, wykształcenie i doświadczenie, czy potrafią szybko znaleźć rozwiązanie w kłopotliwej sytuacji i czy potrafią rozwiązać problemy trenerów i uczestników
• efekt końcowy  szkolenia – istnieją takie miejsca na szkolenia, gdzie wchodzimy i od razu czujemy się komfortowo, swobodnie, gdzie możemy  poczuć się jak w domu.
• nietuzinkowość ma wpływ na sale szkoleniowe, czy sale nie są nudne, czy inspirują uczestników oraz czy dobra aranżacja sprzyja kreatywnej pracy, a to jest bardzo ważne dla firm wybierających centrum szkoleniowe w Warszawie na swoje szkolenia.

Jakie pytania zadają osoby organizujące, działy HR, szukając odpowiedniej sali za szkolenia w Warszawie:

Z naszych doświadczeń wynika, że jest to

1. dostępność sali w danym terminie
2. cena wynajmu sali
3. wielkość sali szkoleniowej i dopasowanie jej do ilości osób
4. dostęp do światła dziennego
5. wyposażanie sali szkoleniowej
6. jakość cateringu
7. lokalizacja
8. możliwość noclegu